¿Quién tiene la carga de la prueba en dietas exentas?

Marco normativo de referencia

Artículo 105 LGT: regla general de la carga de la prueba

El artículo 105 de la Ley General Tributaria (LGT) obliga a quien alega un derecho a aportar la prueba. En dietas exentas, hoy se interpreta con el criterio jurisprudencial que desplaza la carga hacia quien tiene mejor acceso a la documentación: la empresa.

Artículo 9 del Reglamento del IRPF: condiciones y límites de exención

El artículo 9 del RIRPF regula cuándo las asignaciones para gastos de viaje están exentas y fija límites orientativos:

Nota: las cantidades que excedan los límites se consideran rendimientos del trabajo y tributan en IRPF.

Criterio del TEAC: reparto de responsabilidades

• Empresa (pagadora): acreditar día, lugar y motivo laboral del desplazamiento; y la conexión con la actividad.
• Trabajador (perceptor): conservar justificantes de transporte público, alojamiento, peajes y otros gastos bajo su control.

Este criterio pragmático redujo conflictos, pero permitía requerimientos directos al empleado.

Doctrina del Tribunal Supremo: la empresa asume la carga principal

La Sentencia del Tribunal Supremo de 20/01/2020 consolida que, en inspección, Hacienda debe requerir la prueba a la empresa, por ser quien puede aportar órdenes de trabajo, partes de desplazamiento, agendas y facturas.

Claves jurídicas

• Facilidad probatoria: la carga recae en quien tiene la documentación.
• Relación laboral: las dietas nacen del vínculo empresa-trabajador; responde el pagador.
• Protección del trabajador: no procede exigirle directamente lo que corresponde a la empresa.

El trabajador puede colaborar con justificantes, pero su papel es auxiliar.

Casos especiales: administradores, socios y autónomos

Administradores y socios

Se exige mayor rigor para demostrar la vinculación laboral/operativa y evitar la recalificación como retribución: actas y convocatorias, agendas, contratos, órdenes de trabajo y facturas nominativas.

Autónomos con empleados

El autónomo empleador es pagador y asume la misma carga probatoria que una sociedad: partes de trabajo, justificantes y políticas internas.

Ejemplos prácticos y errores comunes

Ejemplo 1: Comercial en ruta

Dietas por visitas en Madrid. La empresa debe poder mostrar agenda, emails o CRM que justifiquen día, lugar y motivo. El trabajador no atiende requerimientos directos salvo colaboración.

Ejemplo 2: Transporte internacional

Estancias justificadas por módulos (transportistas). Conservar partes de viaje, CMR, peajes y repostajes. Errores típicos: no registrar pernocta o no identificar trayectos.

Errores frecuentes

• Dietas abonadas en efectivo sin soporte documental.
• Usar dietas para comidas locales habituales cerca del centro de trabajo.
• Tickets sin fecha o ubicación clara.
• No diferenciar entre dietas y gastos reembolsados.

Buenas prácticas

• Política interna de viajes con topes y procedimientos.
• Registro digital de desplazamientos (app, ERP o CRM).
• Auditoría trimestral de justificantes.
• Formación a mandos y personal itinerante.

Consecuencias y riesgos

• Regularización como rendimientos del trabajo si no se prueban requisitos.
• Recargos y sanciones (en función de la graduación y reiteración).
• Coste reputacional y de gestión por inspecciones repetidas.

Checklist y plantilla

Checklist para empresas

• Orden/parte de trabajo con fecha, lugar y motivo.
• Justificantes de manutención y estancia.
• Billetes o kilometraje (0,26 €/km) + peajes/aparcamiento.
• Política de viajes firmada por el personal.
• Archivo digital centralizado y trazable.

Plantilla breve de política interna

POLÍTICA DE DIETAS (extracto)
- Ámbito: personal itinerante y desplazamientos ocasionales.
- Autorización previa: responsable de área.
- Límites: RIRPF (53,34/26,67/91,35/48,08; 0,26 €/km).
- Justificantes: tickets/facturas nominativas; partes de trabajo.
- Plazo de entrega: 10 días desde el regreso.
- Auditoría trimestral: control interno/gestoría.

Preguntas frecuentes

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