¿Qué es el registro horario obligatorio?
Es la obligación de toda empresa de llevar un control fehaciente del registro de jornada y control horario de entrada y salida de los trabajadores. Se aprueba mediante el Real Decreto Ley 8/2019 del 8 de marzo, que regula el mercado de trabajo y el Artículo 34 del Estatuto de los Trabajadores especifica:
“Será de obligación de la empresa registrar la jornada de cada trabajador de forma fehaciente. Este registro de jornada será diario y deberá incluir el horario concreto de entrada y salida”
Hasta la salida de esta ley, solo tenían que llevar un control horario los trabajadores contratados a jornada parcial (no completa). Para los empleados a jornada completa, el registro horario era opcional y recomendado. Además, las horas extraordinarias debían registrarse en ambos casos.
A partir del 8 de marzo de 2019 y con fecha límite de entrada en vigor hasta el 12/05/2019, el registro horario es obligatorio para todos los empleados. Además, el registro debe conservarse durante 4 años.
La reforma plantea que todos los empleados fichen a diario en el trabajo, siendo el empresario, máximo responsable de dar instrucciones para organizar y documentar el registro de la jornada de cada trabajador.
¿Qué debe hacer la empresa?
- Llevar un registro diario de la jornada laboral, incluyendo las horas extras. Y deberán entregar al trabajador en cada periodo de pago un comprobante de las horas extra. Este registro puede:
- Máquinas de fichar biométricas (lector de huellas dactilares)
- Control de acceso con tarjeta de empleado (NFC)
- Lectores de retina o iris
- Reconocimiento facial avanzado
- Aplicaciones para el control de trabajadores (Software PC o App)
- Portales web en la nube
- Manual mediante documento en excel firmando cada día por el trabajador, entrada/salida
- Totalizar mensualmente las jornadas realizadas y entregar una copia al trabajador cada mes.
- Entregará un resumen mensual de las horas extras que ha hecho cada empleado (y su compensación) a los representantes sindicales.
- La empresa deberá conservar los registros de jornada mensuales durante un periodo mínimo de 4 años. Estos registros, permanecerán a disposición de los trabajadores, sindicatos y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.
Además, existen otras obligaciones tales como…
- Respetar el límite de máximo de 80 horas extraordinarias anuales para contratos de jornada completa.
- Retribuir correctamente cada una de esas horas extras según el convenio laboral a las que se suscriban.
- En caso de contratos a tiempo parcial se deben registrar las horas trabajadas por los trabajadores sujetos a este tipo de contrato. Lo que se busca, es controlar que estos trabajadores no realizan horas extras, pero sí pueden realizar horas complementarias tanto obligatorias como voluntarias, dentro de los porcentajes contemplados y regulados en los convenios respectivos.
Que pretende el control horario de los trabajadores:
- Garantizar el cumplimiento del límite de jornada laboral.
- Facilitar el control horario por parte Seguridad Social y en caso de discrepancias, también por la Inspección de Trabajo. Creando un marco de seguridad para trabajadores y empresas que solucione conflictos relativos a la jornada laboral y termine con la precariedad.
- Controlar las horas extra no pagadas que en ocasiones exceden la legalidad, o bien, encubren jornadas completas en caso de los trabajadores a tiempo parcial.
- Controlar el absentismo laboral.
Que ventajas ofrece a la empresa y al trabajador este control horario obligatorio:
Mayor transparencia horaria
Ambas partes (empleado y empresa) tienen a su disposición toda la información relativa a los horarios del empleado y se comprometen a cumplirla.
Mejorar la conciliación laboral y familiar
La transparencia en materia de horarios permite reducir el riesgo de absentismo, la impuntualidad y el no cumplimiento con el horario pactado.
Mayor flexibilidad horaria
El registro de horas de trabajo permitirá generar horarios más flexibles y romper con los esquemas estáticos típicos de la oficina. Permitirán fomentar la productividad, adaptándose a la realidad de cada empleado.
Respetar las pausas por salud y seguridad
Si los horarios activos dedicados al empleo están definidos, también lo están los descansos. Esto permite respetar los tiempos para comer y disfrutar del tiempo libre, lo que mejora la salud del empleado y aumenta su seguridad.
Reducir el fraude laboral
El control de entradas y salidas de los empleados permite registrar las horas extra y justificar el pago de las mismas.
Cuales son las sanciones por incumplimiento:
Las sanciones por no llevar un control horario dependerán del tipo de incumplimiento:
- Leves: de 60 a 625 euros por no informar de las principales condiciones laborales o por incumplir el proceso por el cual se debe informar (mediante los informes generados por el software de control de presencia)
- Graves: de 625 a 6.250 euros, por irregularidades en los horarios pactados o la realización de horas extras no computadas ni pagadas.
- Muy graves: de 6.250 a 187.515 euros, por un aumento considerable de las horas extras sin que estas se reflejen en un cambio de tipo de contrato. O bien superen el máximo legal de 80 horas extras anuales o no se abonen adecuadamente, siempre que la administración lo considere infracción muy grave.
Por tanto, las multas se pueden producir tanto por la ausencia de sistemas de control de presencia de los trabajadores, como por la falta de comunicación. Hacer horas extras o enmascarar las horas extra bajo otros conceptos salariales será sancionado (Ley 6/2017 de 24 de Oct Reformas Urgentes del Trabajo Autónomo). Es importante respetar la normativa de Protección de Datos RGPD y LOPD.
A día de hoy, la Inspección de Trabajo sigue disponiendo de la potestad sancionadora que le otorga el artículo 7.5 R.D (Real Decreto Legislativo sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social) en todo lo relativo al tiempo de trabajo.
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