La Inspección de Trabajo y Seguridad Social puede iniciar actuaciones sin previo aviso o mediante requerimiento formal. Su función es comprobar el cumplimiento de la normativa laboral, de Seguridad Social y de prevención de riesgos laborales.
Las actuaciones inspectoras se regulan principalmente por la Ley 23/2015, el Estatuto de los Trabajadores, la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISOS) y la normativa de Seguridad Social. Tener la documentación correctamente organizada no solo evita sanciones, sino que demuestra diligencia empresarial.
Qué puede revisar la inspección de trabajo
Facultades del inspector
El inspector puede acceder al centro de trabajo, requerir documentación, entrevistar a trabajadores y examinar sistemas de control horario y cotización. La empresa está obligada a colaborar y facilitar la información solicitada.
Requerimiento de documentación
La documentación puede exigirse en el momento o concederse un plazo para su aportación. La falta de atención a un requerimiento constituye infracción administrativa.
Documentación laboral obligatoria
Contratos de trabajo y anexos
Debe conservarse el contrato firmado, prórrogas, modificaciones y su correcta comunicación al SEPE. En contratos a tiempo parcial o teletrabajo, deben constar las cláusulas específicas exigidas por ley.
Nóminas y justificantes de pago
La empresa debe poder acreditar los recibos salariales y el pago efectivo mediante transferencia u otro medio válido. El inspector verificará la adecuación al convenio colectivo aplicable.
Registro horario
El registro de jornada es obligatorio y debe reflejar la hora real de inicio y finalización. Debe conservarse durante cuatro años y estar disponible para la Inspección.
Convenio colectivo aplicable
Debe acreditarse el convenio aplicable y el cumplimiento de sus condiciones salariales y de jornada.
Documentación de Seguridad Social
Altas y bajas de trabajadores
La empresa debe acreditar que las altas se han producido antes del inicio de la actividad y que las bajas han sido comunicadas correctamente.
Cotizaciones (RLC y RNT)
Deben conservarse los documentos de cotización, bases aplicadas y justificantes de pago. Errores en cotización pueden dar lugar a actas de liquidación.
Situaciones especiales
Debe documentarse correctamente cualquier incapacidad temporal, reducción de jornada, ERTE o bonificación aplicada.
Prevención de riesgos laborales
Plan de prevención
La empresa debe contar con un plan actualizado que integre la actividad preventiva en su organización.
Evaluación de riesgos
Debe existir una evaluación adaptada a cada puesto y revisada periódicamente.
Formación e información
Debe acreditarse documentalmente que los trabajadores han recibido formación preventiva adecuada.
Vigilancia de la salud
Debe existir constancia documental del ofrecimiento de reconocimientos médicos conforme a la normativa vigente.
Otros documentos que puede exigir el inspector
Subcontratación y coordinación de actividades
En casos de concurrencia empresarial debe acreditarse la coordinación preventiva entre empresas.
Protocolos internos obligatorios
Según el tamaño y sector, pueden exigirse protocolos de acoso, plan de igualdad o canal interno de denuncias.
Qué ocurre si falta documentación
Acta de infracción
El inspector puede levantar acta de infracción si detecta incumplimientos.
Sanciones administrativas
Las sanciones pueden clasificarse en leves, graves o muy graves conforme a la LISOS.
Plazo de alegaciones
La empresa dispone de plazo para presentar alegaciones antes de que la sanción sea firme.
Cómo preparar tu empresa antes de una inspección
Revisar periódicamente contratos, nóminas, cotizaciones y documentación preventiva es la mejor forma de reducir riesgos. Una auditoría laboral preventiva permite detectar incumplimientos antes de una actuación inspectora.
