En los últimos años, la digitalización ha transformado numerosos aspectos de nuestras vidas y el ámbito empresarial no es una excepción. Uno de los cambios más significativos en España es la obligatoriedad de la factura electrónica a partir de 2023. En este artículo, exploraremos qué significa esta medida y cómo afectará a las empresas en el país.
Concepto de factura electrónica
La factura electrónica es un documento tributario digital que reemplaza a la facturación tradicional en papel. Se trata de un archivo electrónico con validez legal que se genera, se firma y envía de manera telemática, cumpliendo con los requisitos establecidos por la Agencia Tributaria, hay que conservarlas durante 4 años como estipula la Ley General Tributaria.
Ha contribuido a la transformación digital de las empresas, en la forma de operar y registrar sus transacciones comerciales en la actualidad, especialmente es de gran ayuda en el ámbito contable. El sistema de digitalizado elimina los procedimientos manuales y mejora el rendimiento en el trabajo, lo que beneficia significativamente a las empresas de cualquier tamaño.
Emitir una factura electrónica
Primeramente, para poder firmar este tipo de facturas se necesita obtener un certificado digital válido, emitido por entidades aptas para emitir certificados como la Fábrica de la Moneda y Timbre (FNMT), que es gratuito para las personas físicas. Este certificado digital permite vincular la factura electrónica con una persona física o jurídica de forma inequívoca.
También es fundamental un programa informático que contenga las regulaciones legales en España y sea compatible con el formato electrónico de la factura, uno de lo más utilizados en la E-factura.
Es necesario que también contenga la identificación de los emisores y receptores, las características de los bienes y servicios que se prestan y, por último, los importes con sus impuestos correspondientes.
Además, como toda factura tendrá que ser legible, auténtica del origen y que sea íntegra, es decir, que su contenido no se haya visto alterado des de su emisión.
Una vez que la factura contiene todo lo necesario y el programa la ha generado, ésta se firma digitalmente. Esta firma la valida y acredita el documento.
Beneficios de la Factura electrónica
Utilizar la factura electrónica tiene amplios beneficios en contraposición con el sistema de factura en papel:
- Será más fácil llevar un seguimiento de las facturas
- Se tendrá la capacidad de recopilar datos de forma más automática
- Beneficia la gestión del cobro de facturas, permitiendo acortar los plazos habituales de cobro.
- Se eliminan los costes de impresión y envío postal
- Se reduce drásticamente el espacio necesario para almacenar esta información.
- Con respecto a la seguridad, que es el aspecto a destacar, este tipo de facturas cuentan con medidas de protección pertinentes, como la firma electrónica que no es replicable. Los documentos digitales se puedes cifrar y respaldar fácilmente, lo que reduce la probabilidad de que la información se pierdo o deteriore.
- Se facilita el cumplimento fiscal y legal, establecidas pro las autoridades correspondientes, lo que garantiza que las transacciones comerciales sean legalmente válidas.
Obligatoriedad de presentación
Actualmente, sólo los que tengan vínculos profesionales y comerciales con la administración pública a emitir facturas electrónicas. Los más habituales son los servicios prestados y ventas realizadas a ayuntamientos. Hay que tener en cuenta que las regulaciones presentadas en la ley no imponen obligaciones de generar dichas facturas que van destinadas a los consumidores finales.
Con la nueva Ley Crea y Crece, sí que será de obligación para todos los empresarios y profesionales, así que tendrán que expedir y recibir facturas electrónicas electrónicas para justificar sus transacciones electrónicas.
Cabe destacar, que esta normativa prevé un periodo de adaptación a este nuevo sistema de facturación digital des de la publicación en el BOE: para el sector privado de 1 año para las grandes empresas (más de 8 millones de euros al año) y de 2 años para las PYMES.
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